Artık her şey çok hızlı! Trenler nerdeyse ses hızında yolculuk yapmanızı sağlarken canlı yayınlanan bir maçı cep telefonumuzdan eş zamanlı olarak izleyebiliyoruz. Reklamlar, haberler, bloklar ya da konuştuğumuz insanlar bizi sürekli bilgi bombardımanına tutuyor. Ne trafikte ne de iş hayatında beklemeye, sabretmeye tahammülümüz kalmadı. Günümüzde bir lise öğrencisi bile aynı anda onlarca parametreyi takip edip anlık karar veren bir brokere dönüşebiliyor. Bütün teklifler, sözleşmeler ve siparişler düne lazımdı!

Sizde yoruldunuz mu? Yorulsanız da yapacak bir şey yok çünkü yeni kurallar böyle. Hayat artık böyle olduğuna göre Türkiye’nin ilk “yavaş şehri” adayı Seferihisar’a taşınabilir ya da ayak uydurmaya çalışabilirsiniz.

 Neyse ki hızlı iş hayatında hızın tesiri altına girmeyen derin sularda var. Bunların başında Ar-Ge projeleri geliyor. Ortalama bir Ar-Ge projesi fikir oluşturulmasında prototip aşamasına kadar 16-18 ay sürüyor. Ancak ilaç, savunma gibi sanayilerde bu süre 10 yıla kadar uzayabiliyor. Ama ben rol model olarak yazılım, makine, gıda ya da bir kimya şirketinin orta vadeli (18 aylık) Ar-Ge projesini ele alacağım.

 Ar-Ge projelerinin kritik adımı başlangıçtaki planlamadır. Bir projenin başlangıcında yapılması gereken projenin ana iş adımlarının belirlenmesidir. Klasik bir bakış açısı ile bir proje; fizibilite, tasarım, geliştirme, test ve prototiplime gibi adımlardan oluşabilir. Bu modelin yanı sıra projenize özel ve proje için ana iş olarak görülen adımları da planlama yaparken seçebilirsiniz. Yapmanız gereken ana iş adımlarının isimlerini bulmak ve bu iş adımlarına ait alt işleri belirlemek. Proje süresine göre 2-4 haftadan kısa süren alt adımları gruplayarak isimlendirmeniz mümkün.

 Bir sonraki aşamada iş adımlarının süreleri belirleniyor. Süreleri belirlerken Ar-Ge departmanın verdiği süreyi %20 azaltmak, pazarlamanınkini %40, patrondan geleni %80 artırmak en doğrusu.

Geliştireceğiniz projenin uzun vadeli, riskli ve değişken olduğunu bütün birimlerin kabul etmesi gerekiyor. İşin başında planlama yapmayan şirketler motivasyonlarını çabuk kaybediyor. Motivasyonun kaybı zaten pamuk ipliğine bağlı sabırın tamamen tüketilmesine yol açıyor.

Proje geliştirme sürecinin yanı sıra sabrınızı zorlayacak ikinci konu ise projenize yapmak isteyebileceğiniz bir teşvik başvurusunda yaşabilecekleriniz. Uzunca bir yol olan teşvik sürecinin kilit noktası vazgeçmemek ve sürdürebilir olmak.

Uzun sürecin ilk aşamasını proje başvuru dosyasının hazırlanması oluşturuluyor. Projenin yenilikçiliği ve mühendislik çalışmalarının yoğunluğu TÜBİTAK, TTGV gibi kurumlara başvururken en önemli konulardır. Başvuru dokümantasyonunda formatın sizi yönlendirdiği akışıyla şirketiniz, proje konusu ve bütçe konusunda bilgi vermeniz beklenir. Proje dosyası şovun birinci adımı olduğu için özellikle hassasiyet gösterilmelidir.

Başvurunun hazırlanmasında sürecin kontrolü diğer aşamalara göre çok daha fazla sizin elinizdedir. İşinizi ne kadar ciddiye alır ne kadar özen gösterirseniz başvuru dosyası da o kadar çabuk ortaya çıkar.

Tübitak’da başvuru elektronik ortamda yapılmaktadır. Bu eskiye nazaran  (kargoyla 5 “mavi” klasör teslimi zamanından) başvuru aşamasını oldukça hızlandıran yerinde bir uygulamadır.

Başlangıcından elektronik başvuru yapılana kadar ortalama 1-2 ay arasında dosya hazırlık çalışmaları yürütülmektedir.

Başvurunuzu yaptıktan sonra bu yazının başlığının önemi ortaya çıkıyor. Çilehanelerde on yıllarını geçiren dervişlerin yanında belki beklememiz gereken süre çok daha kısa ama günümüzün hızlı ilerleyen iş yaşamına göre de oldukça uzun.

Değerlendirme sürecine girdiğinizde atlamanız gereken engeller; ön değerlendirme, hakem ataması, hakem randevuları, hakem görüşmeleri, alan komitesi görüşmesi, kararın belli olması ve sonucun size bildirilmesi olarak sıralanabilir.

Bu aşamaların tamamlanması Kobi Ar-Ge desteğinde 3 ay gibi görece kısa sürelerde tamamlandığı gibi genellikle sanayi Ar-Ge desteklerinde 4 ay geçebiliyor. Yaz ayında akademisyenler tatilde olduğu için bir hakemden randevu alabilmek için 1,5 ay uğraştığımız olmuştur. Son kararı verecek alan komitesi önündeki projelerin yığılması proje sonucunun 6 ay sonra çıkmasına neden olabilir. Tabi bu arada siz projenizin %50’sini tamamlamışta olabilirsiniz. Neyse ki geriye yönelik tüm teşvikleri onaydan sonra tek seferde isteyebilirsiniz. Bu noktada yapmanız gerekenler sabır göstermek, ısrarcı olmak ve sürdürülebilirliğe önem vermek.

Teşvik sürecinde bütün aşamaları gecikme yaratmaya müsaittir. Eksik bir evrak, hatalı bir form size haftalara mal olabilir. Her zaman için temel hedef tek seferde maksimum destek olmalıdır. Eğer bekleme süreleri uzarsa bu sefer inanç ve motivasyonda kaybolur.

Bence en önemlisi her konuda olduğu gibi sürdürebilirliktir. Tek başvurunun sağladığı avantajlar tekrarlanan başvuruların yanında komik kalır. Şu anda onlarca projesini parelel yürüten, yeni projelerini sırada bekleten müşterilerimiz var. Bu sayede bir proje için uğraşılırken diğer projelerin teşvikleri alınmaya devam ediyor.

Şirketimizin bu kadar projeyi kaldıracak kadar büyük olmadığını düşünüyor olabilirsiniz. Ama hatırlatmada fayda var; Ar-Ge sadece yeni ürün geliştirme değildir. Çoğu zaman tek projesi olduğunu düşünen müşterilerimizin fabrikalarını gezdiğimizde fabrika içerisinde farkında olmadıkları başka Ar-Ge projelerini de ortaya çıkarıyoruz. Kimi zaman bir hat yenileme ya da bir çevre rehabilitasyonu kaliteli bir Ar-Ge projesi olmasına rağmen yanlış algıdan dolayı gözden kaçırılmış oluyor.

Farklı kaynaklardan çok sayıda proje ile faydalanmak proje ve Ar-Ge maliyetlerinizde oldukça radikal iyileştirmeler sağlayacaktır. Ortaboy bir yazılım  evi olan müşterimiz yaptığı projelerin desteklenmesi sayesinde yeni ürün geliştirmesinde %47 maliyet azaltımına gidebildi. Yani personel ve test donanımı için harcadığı 100 liranın artık 47 lirası Ar-Ge destekleri tarafından karşılanıyor.